Hap, slik en je houdt nog tijd over ook

Rene Smid
19 april 2018

Er is altijd te veel te doen in te weinig tijd. Niet gek dus dat de markt wordt overspoeld met boeken, websites en apps over hoe je productiever kunt worden. De volgende regels komen steeds terug.

Of, zoals Eat that frog zegt: eet die kikker! De kern van een van de populairste productiviteitsboeken: omschrijf voor jezelf wat het belangrijkste is wat je vandaag moet doen, dat is die kikker, en begin daaraan meteen.

Maak dus niet één lange to-dolijst van alle mogelijke dingen die moeten gebeuren in je leven. Dan ligt het risico op de loer dat je vrolijk allerlei klusjes gaat afvinken. Lijkt bevredigend, is het niet. Want aan het eind van de dag heb je niets wezenlijks bereikt en het grote project waartegen je als een olifant opzag, is er nog steeds.

Beeldspraak genoeg in dit genre, dus nog eentje voor de liefhebber: hoe eet je een olifant? Hapje voor hapje. Deel die kikker/olifant in brokjes en begin. Die stukjes vormen dan je allerbelangrijkste to-dolijst. Dan ben je niet meer wezenloos aan het afvinken, maar zet je kleine stapjes richting je doel.

De kern van een andere productiviteitsbestseller, Getting things done: gebruik je hoofd om alles uit je hoofd te zetten. De kloeke 376 pagina’s bieden een uiterst gedetailleerde handleiding hoe je grip op je leven kunt krijgen. Alle losse eindjes, dus alle kattebelletjes op de ijskast, moeten in een systeem zitten en niet alleen in je hoofd, want daarvan word je knettergek. Wanneer je elke taak in de juiste checklist zet, kun je je hoofd leegmaken voor creativiteit.

 

Schrappen

Heb je eenmaal een lange to-dolijst, priorteer dan. Kijk ook vooral naar wat je door een ander kunt laten doen of kunt schrappen. Laat je daarbij niet dwarszitten door wat je denkt dat je moet doen: de oppas, bijvoorbeeld, vindt het wél echt leuk om een sinterklaassurprise te knutselen.

De Amerikanen noemen het Inbox Zero, wij noemen het de snelste weg naar geluk. Niets zo fijn als de (werk)dag eindigen met een leeg scherm. Dat betekent niet dat je de hele dag bezig moet zijn met je e-mail, integendeel. De klassieke productiviteitsexperts zeggen: check je mail maar twee keer per dag en stel, als je daarvan zenuwachtig wordt, een automatisch antwoord in waarin je dat mededeelt.

Wanneer je je mail gaat afhandelen, raak dan elk bericht maar één keer aan. Kan iets binnen 2 minuten worden beantwoord of verwijderd, doe dat dan. Als dat niet zo is, verwerk het bericht dan meteen. De meeste programma’s hebben handige tools om je mails in goede banen te leiden. Zo kun je in Gmail berichten snoozen en laten verschijnen wanneer ze relevant zijn geworden.

Maak anders zelf slimme mappen aan. Getting things done biedt daarvoor een uitgebreide handleiding. Belangrijke tip: maak niet alleen een map voor directe actie, zover zijn de meesten nog wel, maar ook voor wachten op. Fijn voor managers en voor iedereen die probeert te delegeren. Zolang je niet zeker weet of iets gebeurd is, blijft het anders ergens achter in je hoofd zeuren.

Wetenschappelijk bewezen: positief ingestelde mensen zijn productiever. Uit literatuuronderzoek van Harvard Business Review blijkt dat blije werknemers gemiddeld 31 procent productiever zijn. Zij hebben meer zin om aan de slag te gaan en zijn gedrevener. Positieve mensen praten over doelen in plaats van obstakels.

 

Dankbaarheid

Praten over problemen wordt sowieso afgeraden. Eat that frog haalt de comedian Ed Foreman aan: ‘Deel nooit je problemen, want 80 procent van de mensen boeit het niet, en de overige 20 is stiekem blij dat jíj ze hebt’.

Oefen in plaats daarvan in dankbaarheid. Dat is de snelste weg naar positiviteit: onderkennen wat je (bereikt) hebt en omschrijven hoe dankbaar je daarvoor bent. Ernst-Jan Pfauth, uitgever van De Correspondent, bracht in 2017 het Dankboek uit; dagboek voor een tevredener leven, een prachtig vormgegeven boek waarmee je minstens een half jaar vooruit kunt als je elke dag drie dingen noteert waarvoor je dankbaar bent.

En nee, dit is niet regelrecht in tegenspraak met de tip hiervoor. De Amerikanen hebben ook hier een mooie term voor: de positive no. Je kunt alleen ergens ja op zeggen als je tegen iets anders nee zegt. Als de literatuur het ergens over eens is, is het dit wel: er is altijd te veel te doen. Wie alles wil doen, moet altijd iemand teleurstellen, niet in de laatste plaats zichzelf.

Getting things done zegt: organisaties moeten zorgen voor een cultuur waarin het aanvaardbaar is dat mensen meer te doen hebben dan ze kunnen, en waarin het wijs is afspraken te veranderen over wat iedereen níet aan het doen is. Eat that frog introduceert de Wet van Drie: focus op de drie taken in je werk waarin jij het verschil maakt, zorg dat je leidinggevende en jij het daarover eens zijn, en delegeer al het andere.

 

Blokken

Alles begint met plannen. Doe dat het liefst op zondagavond voor de hele werkweek, en anders in elk geval de avond van tevoren. Deel je dag op in blokken. Niet alleen dat eerste blok van de dag waarin je die kikker ging opeten, maar ook de uren dat je langs het voetbalveld staat (zodat je dat spaarzame doelpunt niet mist omdat je tegelijk je mail stond weg te werken) of gewoon privéklusjes moet doen. Zorg dat je voor alles wat je moet doen ook daadwerkelijk tijd vrijmaakt.

Dat betekent niet dat je je agenda als een takenlijst moet gebruiken. Bundel je taken per onderwerp (bijvoorbeeld Voetbalclub) in een handig systeem als Wunderlist (op je telefoon), de app Omnifocus, of gewoon op papier. Reserveer dan in je agenda een uur voor alle voetbalclubtaken.

 

Ochtendroutine

De productiviteitswebsite Asian Effiency heeft een fijne podcast over dit onderwerp: 3 keys to planning the perfect week.

Een stokpaardje van Asian Efficiency: succesvolle mensen hebben een ochtendroutine. Ze staan heel vroeg op; om 5 uur is normaal, eerder is beter. Zo vroeg is het hoofd nog leeg en word je niet afgeleid. De routine begint met water drinken (een halve liter), wat rekken en strekken en een douche.

Daarna: meditatie en een blik op de doelen van de dag. Dit is ook een goed moment om onder woorden te brengen waarvoor je dankbaar bent. Meteen daarna begin je dan aan je belangrijkste taak (die kikker). Dan ben je al een eind op streek voor de kinderen cornflakes willen of je collega’s hun vakantiefoto’s willen laten zien.

 

Houd een dagboek bij

In het Engels klinkt journal een stuk minder bakvisserig dan ons dagboek, maar het dagelijks bijhouden van wat je bezighoudt heeft zo oneindig veel voordelen dat je sowieso maling zou moeten hebben aan dit imago. Houd dus een dagboek bij. Niet alleen is dit de beste manier om zicht te houden op wat je doet en hebt gedaan, noteren wat je hebt bereikt is ook heel goed voor je humeur (zie: wees positief).

Schrijf niet alleen elke dag, dat kan heel kort, maar reflecteer ook op je week of je maand zodat je heftige emoties in context kunt plaatsen. Schrijven is niet alleen heel mindful, maar ook nuttig om je focus op je doelen te houden.

Alles over de voordelen van een dagboek bijhouden is te horen in de Asian Efficiency-podcast How journaling can make you 25% happier. Er zijn natuurlijk prachtige papieren dagboeken. Digitaal is Day One een heel mooie en functionele app voor desktop, tablet en telefoon.

 

Tijd om te lezen

David Allen: Getting things done, De kunst van stressvrije productiviteit. Bruna Uitgevers, 24,95 euro.

Brian Tracy: Eat that frogDé methode om te stoppen met uitstellen en superproductief te worden. Maven Publishing, 17,95 euro

Ernst-Jan Pfauth: Dankboek., De Correspondent, 20 euro

www.asianefficiency.com: veel gratis tips en uitstekende podcasts. Wie lid wordt, krijgt toegang tot de online community van productivity nerds.

In het najaar verschijnt bij Maven Publishing het boek 24 manieren om een uur te besparen van Charlotte van ’t Wout. Zie ook: www.denkproducties.nl.

Meer nieuws

Jongerenorganisaties vinden dat de aansluiting op de arbeidsmarkt voor jongeren beter moet. Dat laten zij weten in een zogenaamde...
Nooit kun je eens rustig je werk doen. Om de haverklap krijg je van de baas te horen dat het 'anders moet'. Richard Engelfriet helpt u uit...
Door: Pieter Dijkhuis ‘Europa maakt 1,2 miljoen vrij voor noordelijke oud-bankiers’. Met dikke letters verscheen deze kop afgelopen week in...
Taart op het werk is de echte concentratiekiller, en niet dat plaatje van een lekker koekje of snoepje. Tekst: Bart van Eldert...
Al veertien jaar bestudeert Elfi Baillien, hoofddocent aan de Katholieke Universiteit Leuven, het onderwerp pesten op het werk. In...