Hoeveel zinloze dingen moet jij doen op werk? Zo stop je ermee

Zouteloze vergaderingen, overbodige administratie en projecten die eindeloos doorgaan. Er zijn genoeg dingen waar we mee zouden kunnen stoppen op het werk. Maar dat daadwerkelijk doen, lukt vaak niet. We blijven liever doormodderen. Daar mag weleens verandering in komen, vindt ‘stopstrateeg’ Marije van den Berg. 

Genoeg signalen die aangeven dat jullie als team beter kunnen stoppen met het een of ander. Waar je dat aan kunt merken? ,,Bijvoorbeeld geen reacties meer op mailtjes. Mensen die elke keer de vergadering afzeggen met rotsmoesjes. Steeds maar weer nieuwe visies op grote flip-overs. Goede mensen die weggaan. Dat zijn maar een paar van de stoptekens die aangeven dat je ergens mee zou moeten stoppen’’, zegt Marije van den Berg, ‘stopstrateeg en schrijver’ van het net verschenen boek Stop – Stopstrategie voor organisaties.

Werknemers worden niet gelukkiger van overbodige administratie, te veel bureaucratie, projecten die niet van de grond komen en ellenlange vergaderingen. ,,Maar het gekke is dat het deze teams niet lukt om ermee te stoppen. Dat vind ik interessant.” Met die gedachte in het achterhoofd, is Van den Berg onderzoek gaan doen naar stoppen. Een schoolvoorbeeld van hoe het niet moet, vond ze in de zorg. ,,Professionals in de zorg zijn veel tijd kwijt met tijdschrijven. Er zijn genoeg initiatieven geweest om daar eindelijk eens mee te stoppen. Maar dat lijkt niet te lukken.”

 

Mechanismen

Van den Berg verdiepte zich in de mechanismen die stoppen zo moeilijk maken voor bedrijven en organisaties. Ze vond er twaalf. ,,Een belangrijke is: we verzinnen liever wat nieuws dan dat we ergens mee stoppen. Denk maar aan hypes voor efficiënter werken. Dan moesten we agile werken, daarna weer scrum of lean.” Stoppen vinden we ook niet sexy, zegt Van den Berg. ,,Iets doen is veel sexyer. Nietsdoen is moeilijker te verkroppen. We zijn meer van de vooruitgang.”

Daarnaast is er ook nog zoiets als het ‘Concorde-effect’. De Concorde is een supersonisch passagiersvliegtuig dat nooit succesvol werd maar waar de Franse en Britse regering wel miljoenen in staken. ,,Omdat het al zoveel geld en moeite had gekost, vond men het zonde om ermee te stoppen dus werd er nog meer geld in gestoken. Dat mechanisme zie je overal.”

 

Ontmaskeren

Doorgaan met iets wat je al sinds jaar en dag zo doet is ook veel makkelijker dan het te veranderen. ,,Stoppen gaat over het ontmaskeren van overtuigingen die vaak heel sterk in organisaties zitten verankerd.” Je hebt dus lef nodig om te stoppen met het invullen formulieren die voor administratieve rompslomp zorgen maar waar het bedrijf al wel jarenlang gebruik van maakt. ,,Je moet als bedrijf ook toegeven dat je het bij het verkeerde eind had. Dat is lastig.”

 

Crisis

Maar wacht toch niet te lang met het stopzetten van dingen die niet werken of geen toekomst hebben, raadt Van den Berg aan. ,,Als het een dood paard blijft, moet je ermee ophouden. Iedereen is blij als een vruchteloos project wordt gestopt.”

Wacht ook zeker niet op een crisis om een project stil te leggen of te snijden in de organisatie ,,Bedrijven denken bijvoorbeeld dat de coronacrisis een goed moment is om mensen te ontslaan, afdelingen op te heffen of projecten uit het raam te gooien. Maar het is de kunst om problemen niet te groot te laten worden.”

 

Bron: ad.nl