U bent hier

Ik zal het even voor je uittekenen

Redactie Ambitie
5 oktober 2018

‘Hoe lang nog? Sleep me hier weg! Mag ik even in slaap vallen?’ Vergaderen is dé frustratie voor mensen met een kantoorbaan. Termen als ‘doorcommuniceren’, ‘uitrollen’ en ‘medewerkers in hun kracht zetten’ wekken vooral vlekken op. En wat er nu precies gezegd wordt in die kantoortaal? Niemand heeft echt een idee.

Volgens een onderzoek van Sharp Europe onder 2163 kantoormedewerkers in Europa vindt 86 procent van de ondervraagden vergaderen vooral tijdverspilling. Het gebeurt te vaak (zo’n 4 tot 10 uur per week), duurt te lang en levert in veel gevallen ook nog eens weinig concreet resultaat op.

Dat kan anders en vooral effectiever; nieuwe manieren van vergaderen doen de laatste jaren hun intrede op de werkvloer. Zoals elke ochtend een meeting van 15 minuten, waarbij iedereen blijft staan, wat ervoor zorgt dat mensen het kort en krachtig houden (omdat staand vergaderen nogal oncomfortabel is). Of met een ‘scrum’, waarbij post-its met teksten worden gebruikt om dingen duidelijk te maken.

Het past allemaal bij het steeds populairdere agile working, flexibel en overzichtelijk werken. In opkomst is ook de graphic recorder, of zakelijk tekenaar, overgewaaid uit Silicon Valley. Techbedrijven begonnen tekenaars in te zetten om gecompliceerde IT-processen via infographics en simpele illustraties uit te leggen aan consulenten en gebruikers. Bij bedrijven als Google en Microsoft is de graphic recorder niet meer weg te denken bij zakelijke meetings.
 

Visueel denken

Ook in Nederland krijgt het visueel denken steeds meer voet aan de grond op de werkvloer. Zakelijk tekenaar Rachel Levi (36) , maker van het pas verschenen handboek Tekenen tijdens de vergadering: doen!, ontdekte het effect van tekenen door haar baan bij de gemeente Den Haag.

Levi:,,Ik was ontzettend veel tijd kwijt met het afstemmen met collega’s, de helft van de werkweek zat ik in een of ander overleg. Het werd altijd snel stroperig en ik kreeg er weinig energie van. Toen ik zelf een team onder mijn hoede kreeg, besloot ik om wat er gezegd werd te vertalen naar tekeningen. Ik vond het zo leuk om te doen dat ik een workshop in graphic recording volgde bij De Betekenaar, een van de eerste bedrijven in zakelijk tekenen in Nederland. Daar ontdekte ik dat je via beelden veel sneller tot de kern kunt komen. Het is de manier om mensen sneller naar het grotere plaatje te laten kijken, letterlijk en figuurlijk. Met als groot bijkomend voordeel dat mensen zichzelf minder vaak hoeven te herhalen in vergaderingen.”

Bij een zakelijke tekening gaat het er niet om een kunstwerk te maken, integendeel, hoe simpeler en helderder de tekening, hoe beter. Levi liet tijdens overleggen haar collega’s juist ook zelf een stift ter hand nemen, om uit te tekenen hoe ze de toekomst voor zich zagen, of om bepaalde processen uit te leggen. ,,In het begin gaat dat gepaard met enige schroom, maar al snel ontdekken mensen dat ze het eigenlijk heel leuk vinden om te tekenen. Wat we vaak vergeten is dat we allemaal eerder konden tekenen dan schrijven. Aan de slag met papier en stiften komt het kind weer bij ze naar boven, al snel voelen werknemers zich weer net zo vrij om te tekenen als toen.”

Levi werd zo aangestoken door het tekenvirus dat ze dit jaar haar baan bij de gemeente opzegde en volledig voor zichzelf begon. Onder de naam Huis van Verbeelding is ze nu in te huren als zakelijk tekenaar en geeft ze online trainingen en workshops. Vanaf het begin is haar agenda volgeboekt. ,,Ik begeleid vooral sessies met teams die worstelen met waar ze voor staan. Als je een begrip als ‘integratie’ in beelden probeert te vangen, wordt het gelijk minder wollig en abstract. Een tekening zegt meer dan duizend woorden.”
 

Icoontjes

De nieuwe generatie werknemers zal nog minder hebben met de ouderwetse manier van vergaderen, voorspelt Levi. ,,Jonge mensen zijn groot geworden in een wereld die heel visueel is, waarin gecommuniceerd wordt via simpele icoontjes en met beelden en filmpjes op sociale media. Dat vraagt ook om een andere manier van werken.”

De visual storytellers van Plan M Concepts, Marieke van Gasteren (43) en Marlous van Teunenbroek (31), worden ingehuurd op evenementen en congressen om live zogenoemde topic boards te illustreren. Van Gasteren: ,,We maken illustraties gecombineerd met hand lettering, mooi geschreven woorden, aan de hand van quotes. De klant hangt de plaat na afloop op kantoor als reminder en hergebruikt de illustraties op sociale media. Het is een uitdaging snelle sprekers al tekenend bij te houden, daarom werken we altijd als duo.”

,,Ik merk vooral dat mensen het waarderen dat we analoog werken, in plaats van met de zoveelste saaie powerpointpresentatie. Door live te tekenen gebeurt er iets, er ontstaat een bepaalde vibe in de zaal. We vinden het leuk om van het tekenen zelf ook een performance te maken en gaan altijd gekleed in identieke zwarte jumpsuits. Als we na afloop horen dat luisteraars geïnspireerd zijn geraakt door onze tekeningen, is onze missie geslaagd.”

tekst: Sara Luijters
illustratie: Rachel Levi

Tags: 
Werkvloer

Meer nieuws

Een gezond organisatieklimaat in zorgorganisaties heeft een lager verzuim en gezondere medewerkers tot gevolg. Dat blijkt uit...
Het aantal unieke (online) vacatures in de zorg is in een jaar tijd met 60 procent gestegen. In totaal waren er 27.275 openstaande...
Flexwerkplekken worden veelal als positief gezien. Maar wat als je geen geschikte plek meer kan vinden? In het onderkomen van het...
Joost van Zanden (28) denkt dat de omscholing tot software engineer een van de beste keuzes uit zijn leven is geweest. „Na mijn studie...
Duizenden vacatures, maar onvoldoende mensen om ze te vullen. De Noord-Nederlandse IT-sector kampt met een zeer krappe arbeidsmarkt. IT...