Oeverloze gemail binnen het bedrijf? Stop ermee!

Ondernemer René Sielhorst schafte het interne e-mailverkeer af na het zoveelste epistel van een collega een deur verder. ,,Zodra je een reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of te wachten tot de vergadering.”

Er waren dagen dat hij tachtig tot honderd mails binnenkreeg, 60 tot 70 procent kwam van zijn eigen medewerkers. Dat leverde frustratie op. ,,Ik was het grootste gedeelte van mijn tijd bezig vragen te beantwoorden van nota bene mijn eigen collega’s”, verzucht René Sielhorst, eigenaar van het gezondheidsadviesbureau Its My Life. ,,Toen ik van een collega in de kamer naast me een uitgebreid epistel binnenkreeg, was de maat vol.”
 

Afschaffing interne mailverkeer

Hij ging met zijn medewerkers om de tafel zitten en het resultaat was dat het interne e-mailverkeer werd afgeschaft. ,,De enige afspraak die we met elkaar gemaakt hebben, was dat we de mail alleen nog zouden gebruiken om te informeren of om bestanden te delen. Zodra je reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of te wachten tot de wekelijkse teammeeting. Als ik anderhalf uur in de auto zit, kan ik prima bellen. Vaak doen we aan het eind van de dag een belrondje en wisselen we de belangrijke informatie uit. Dat scheelt zo veel tijd en energie”, ervaart Sielhorst.

Hij deelde zijn verhaal onlangs op LinkedIn en dat leverde meer dan 6600 likes en 300 reacties op. Het bericht werd 400.000 keer bekeken. ,,Je ziet in die discussie dat veel mensen merken dat e-mails verkeerd worden geïnterpreteerd. Je bent vaak kortaf omdat het te veel tijd kost om uitgebreid te reageren”, merkte Sielhorst.
 

E-mail kost veel tijd

Dat ziet ook Kim Spinder, die bedrijven helpt bij het efficiënt inrichten van e-mailverkeer. ,,Als je terugredeneert, zou je meer tijd moeten overhouden, omdat alles gedigitaliseerd is. Maar veel mensen zijn juist meer tijd kwijt. Ze lopen tegen de grenzen aan en zijn de hele dag aan het mailen. Als ik aan bedrijven vraag hoeveel tijd ze per dag kwijt zijn aan e-mail, is dat gemiddeld twee tot vier uur per dag. De tijd die ze overhouden om écht na te denken, is soms maximaal een kwartier per dag. Dat is natuurlijk niet de reden waarom mensen zijn aangenomen.”
 

‘Even langslopen’ ook niet altijd goed

Per bedrijf kijkt Spinder hoe ze het e-mailgebruik het best kunnen aanpakken. ,,Ik vraag ze wat ze het vervelendst vinden. Zijn dat de cc’s, de ‘reply-to-all-mails’ of is het de verwachting dat er direct gereageerd wordt. Dan moet je daar onderling afspraken over maken.” Wel benadrukt ze dat ‘even langslopen’ ook niet altijd de goede oplossing is. ,,Dan is het gevaar groot dat het probleem zich verplaatst. Als iedereen de hele tijd langsloopt, kan dat ook erg afleiden. Je kunt afspreken om dat alleen bij spoedgevallen te doen.”
 

Versie tien

It-bedrijf Atos stopte in 2014 met interne mails en maakt nu gebruik van andere tools om het e-mailgebruik te verminderen, vertelt Marianne Hewlett, communicatie-expert en vicepresident bij het bedrijf. ,,We werken met ‘communities’, waarin we samen aan documenten werken. Ik kan daar met mijn team snel aan werken zonder dat we ‘versie 10’ aan het rondmailen zijn. Dat maakt het rustiger en overzichtelijker.” Voor de snelle communicatie wordt een chatprogramma gebruikt. ,,Dat is nodig omdat we een internationaal bedrijf zijn, we zitten niet continu tegenover onze collega’s op kantoor, dus we kunnen niet zonder”, zegt Hewlett.
 

Onderling vertrouwen

Het was wennen en het vraagt om een cultuurverandering, weet ze. ,,Het belangrijkste is de voorbeeldfunctie van de managers en leidinggevenden. Als zij blijven mailen, geef je medewerkers bijna geen andere keuze dan om daar in mee te gaan. Het moet door alle gelederen van het bedrijf worden omarmd.”

Ook René Sielhorst heeft het aantal belangrijke mails in zijn inbox weten terug te brengen tot vier of vijf berichten waar hij écht op moet reageren. De sleutel? Dat is volgens Sielhorst onderling vertrouwen. Want dan weet je heus wel dat iets wordt gedaan als er geen voortdurende updates worden gegeven per mail, zo zegt hij.

Tekst: Marloe van der Schrier